L’organizzazione a monte

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Approvvigionamento: qual è il metodo più indicato per gestire la voce materie prime?

Un domandone, questo, che mi dà l’opportunità di ribadire e approfondire uno degli aspetti più delicati e più significativi della gestione oculata di una pizzeria.
Due sono le considerazioni importanti:
a. La conoscenza degli alimenti che si utilizzano: attraverso una buona formazione è possibile conoscere tutti gli alimenti che si possono utilizzare in pizzeria, i requisiti necessari che le norme prevedono perché siano posti in vendita, le possibili sofisticazioni, la loro corretta conservazione in pizzeria.
b. L’importanza di mettere in atto una logistica aziendale (come è in uso chiamarla oggi): è l’organizzazione che ha come obiettivo la gestione fisica, informativa e organizzativa del flusso dei materiali dalle fonti di approvvigionamento alla realizzazione del prodotto venduto e del servizio post-vendita.

I fattori determinanti
Applicare questa metodica a una pizzeria, inizialmente può sembrare cosa molto laboriosa ma nel tempo sarà in grado di velocizzare uno degli aspetti più gratificanti dal punto di vista gestionale. Cerco di spiegarmi meglio. La logistica aziendale si occupa di collegare in modo razionale ed efficiente le fasi d’acquisizione dei fattori produttivi, di svolgimento del processo di trasformazione e di distribuzione del prodotto finito. Questo attraverso quattro fattori determinanti. Vediamoli insieme.
1. Gestione acquisti e servizi accessori: saper acquistare è fondamentale per un’azienda. Un detto popolare diceva: chi ben acquista meglio vende. In primis sarà necessario saper individuare fornitori in grado di:
poter offrire il prezzo migliore, una più vasta quantità di prodotti possibili, un servizio di consegna adeguato alle esigenze aziendali.
A questi requisiti aggiungerei anche la conoscenza della solidità finanziaria del fornitore stesso. Elementi di valutazione che possono tradursi in strategia di acquisti versatile secondo le necessità aziendali. Un esempio: nel caso che la pizzeria abbia bisogno di liquidità, invece di ricorrere al canale finanziario si potrà concordare pagamenti con il fornitore in modo da velocizzare il turnover delle materie prime e programmare il pagamento ogni mese, bimestrale o stagionale. Più il tasso di rotazione delle merci sarà elevato più liquidità si creerà. Questa metodica di acquisti produrrà, nel breve periodo, liquidità immediata in grado di ristabilire le priorità aziendali senza ricorrere a garanzie di ogni tipo. Un altro aspetto molto importante è legato al controllo delle temperature di arrivo delle derrate alimentari. Oggi i termometri laser ci permettono di controllare velocemente le temperature dei freschi o surgelati senza dover in alcun modo deteriorare le confezioni. Secondo le normative comunitarie, dal momento della firma apposta nel documento di trasporto, la responsabilità sanitaria del prodotto passa automaticamente a chi ha acquistato la merce. Per queste motivazioni, molto importante sarà la corretta consegna di quanto ordinato, il controllo delle fatture, come pure la quantità di merce consegnata dovrà corrispondere a quella ordinata. Una volta acquisita la merce si dovrà applicare un codice a barre, se il magazzino è informatizzato, oppure andranno applicati “post-it” recanti i dati identificativi del fornitore, del prezzo e del luogo dove verrà ubicato in magazzino che garantiranno una corretta procedura nella tenuta del magazzino se  manuale. In entrambi i casi raggiunto il minimo di scorta sarà facilissimo compilare la nuova lista di acquisto merci.
2. Gestione, programmazione, approvvigionamento della produzione e degli spazi aziendali: la formulazione di un menù di pizze destinato a variare con le stagioni può dar origine a una programmazione degli acquisti stagionale. I quali potranno essere concordati con il fornitore o l’azienda produttrice in tempi di bassi consumi e quindi spuntare prezzi più vantaggiosi. Indipendentemente dallo stoccaggio è possibile fissare scadenze sulle consegne e aver programmato l’arrivo dei prodotti secondo le necessità lavorative. La gestione degli spazi adibiti a stoccaggio, produzione e confezionamento del prodotto pizza velocizzerà notevolmente il processo produttivo.
Come pure un’ottima gestione del magazzino centralizzato potrà essere in grado di fornire più punti vendita aziendali senza che il gestore della singola pizzeria si preoccupi di fare acquisti singolarmente.
3. Gestione stoccaggio e consistenza magazzino: oggi gli spazi dedicati allo stoccaggio delle materie prime raggiungono un costo sempre più elevato, perché composti da voci come affitto al metro quadro dei locali, tasse come l’Irap, la scaffalatura e quant’altro necessario allo stivaggio di tutti i prodotti che compongono il magazzino. Contabilmente il magazzino risulta essere un’attività di esercizio su cui è obbligatorio pagare le tasse, per cui sempre più si tende a ridimensionare, in termini restrittivi, questo aspetto  della gestione aziendale. Giustamente deve essere adeguato all’attività, ma deve anche essere in grado di contenere tutti i prodotti per la realizzazione della pizza. La mancanza di uno o più prodotti può far sfumare un’occasione di vendita all’esercizio riducendone il fatturato giornaliero. Un buon magazzino, organizzato in modo corretto oppure informatizzato (dato che oggi un computer è alla portata di tutti) permetterà attraverso una corretta gestione di avere un minimo di scorta garantito, di non rimanere mai senza prodotto, di velocizzare la lista degli acquisti, di controllare velocemente i costi e quindi di spuntare il prezzo migliore. Ma non solo, il magazzino fornirà una quantità di dati statistici sui consumi (giornalieri, settimanali, mensili, stagionali), sulla rotazione delle materie prime, sulla convenienza di mantenere nel menù una pizza venduta raramente, sugli eventuali sprechi per scarso consumo e difficile mantenimento degli alimenti e una più rapida emissione dell’inventario delle merci.  Tutti concetti che snelliscono, velocizzano e tranquillizzano nella gestione dell’attività.
4. Gestione imballaggi e spedizione ai clienti: questa voce applicata alla pizzeria sembra eccessiva e non pertinente, mentre invece dal punto di vista della pizzeria con consegna a domicilio assume un valore determinante. Gestire gli imballaggi per pizza, il trasporto, il personale adibito alla consegna, la precisione con cui il prodotto arriva a casa dell’avventore richiede una programmazione, una formazione e una correttezza nei rapporti tra i vari reparti di produzione e distribuzione molto strutturate; pena, la scarsa affidabilità del servizio stesso, il quale produrrà una notevole perdita economica all’esercizio di pizzeria.

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